Hoy en día sabemos de la importancia de los datos para las empresas; gran parte de las estrategias para mantenerse en el mercado u obtener una ventaja competitiva, se obtienen al analizar de manera más eficiente toda esa información que se genera en el día a día de la operación empresarial y que se utiliza en beneficio de mejorar procesos internos e implementar planes más eficaces, que darán más valor al negocio.

Adicional a lo anterior, existen normas o regulaciones, que ordenan conservar cierta información por un periodo de tiempo mucho mayor del “normal”, para cubrir futuras solicitudes de datos en cumplimiento de requerimientos legales o empresariales.

En este entendido podríamos decir que la mayoría de los datos generados se vuelven críticos e importantes para las empresas; sin embargo, esto puede volverse una “bola de nieve en picada” si no se tiene un plan de administración de información adecuado para cada volumen de información correspondiente, porque entre más información decidamos mantener, más almacenamiento requerimos para su resguardo y por lo tanto los costos pueden aumentar.

Pero primero ¿Qué es el archivado de datos?

El Archivado (en TI) es la práctica o proceso que permite clasificar y mover ciertos datos “inactivos” de acuerdo a reglas y características, desde sistemas productivos hacia un “lugar” o repositorio que permita mantenerlos a largo plazo. Estos suelen ser datos que nos son necesarios en la operación diaria de la empresa, pero que siguen siendo lo suficientemente importantes para conservarlos.

Qué consideraciones influyen en el archivado

Como mencionamos anteriormente, el proceso de archivado debe ser bien estudiado y planificado, para asegurar que se cumplen con las mejores prácticas que realmente ayuden al negocio, en lugar de solo generar más problemas. Dicho proceso debe considerar reglas y esquemas que permitan mover solo la información adecuada, al dispositivo ideal y por cuánto tiempo se conservará ahí, entre otras reglas. Algunas de las consideraciones a tomar en cuenta:

–          Tipo de datos a archivar. Es necesario definir qué tipo de archivo se va a archivar de acuerdo a políticas específicas, como pueden ser:
o   ¿Cuándo fue la última fecha en la que se accedió dicho archivo?
o   ¿Qué tipo de archivo es, de oficina, de base de datos, etc?
o   ¿Es un dato crítico para el negocio?

–          Tiempo que se conservará los datos archivados. Aunque estemos hablando de datos críticos o importantes, es necesario establecer políticas de expiración de los mismos según normativas a cumplir; en algún momento algunos ya no serán tan útiles como otros y deberán ser borrados definitivamente. Si no quieres tener un almacenamiento inmenso con el paso del tiempo, debes tener presente este dato.

–          Repositorio para archivado. En el mercado existen distintos sistemas ideales para el archivado de información; dependerá de las necesidades o alcances de cada negocio. Algunos a considerar pueden ser:
o   Escalación de capacidad sencilla y no disruptiva
o   Protección del almacenamiento y de los datos
o   Accesibilidad a los datos
o   Rendimiento del almacenamiento
o   Si cumple con normativas legales o gubernamentales
o   Compatible con respaldos

–          Adicional a todo lo anterior, debe acompañarse con un esquema integral de políticas que faciliten y cumplan la administración de dicha solución. Estamos hablando de:
o   ¿Los archivos deberán estar protegidos contra manipulaciones
o   ¿Quiénes serán los usuarios que accederán a estos datos o búsquedas en ellos?
o   ¿Debe existir registro de quien accede a que datos?
o   ¿Estos archivos contarán con un esquema de respaldo adicional?
o   ¿Existirán distintos niveles de archivado?

Suele confundirse ¿El archivado y el respaldo son lo mismo?

No, son dos procesos diferentes que, aunque ambos giran en torno a mantener datos críticos disponibles ante cualquier eventualidad, se enfocan en distintos fines o perfiles operacionales.

El respaldo suele ser dirigido a datos activos críticos. Son copias de datos actuales que pueden requerir recuperación casi inmediata ante algún evento de pérdida o daño de los datos originales. Estas copias suelen guardarse en el mismo sitio o fuera de este, en dispositivos variados, como librerías de cintas o almacenamientos de discos. Los respaldos suelen tener una retención más corta que el archivado.

En cambio, el archivado mueve o transfiere datos inactivos o más antiguos (no necesarios para el uso diario de la organización) pero importantes, desde el repositorio principal a uno alterno, en cumplimiento a regulaciones legales, auditorias u otras. No es una copia. Sus tiempos de retención son más largos que en el respaldo.

Beneficios del Archivado

El implementar un esquema de archivado trae distintos beneficios al negocio, algunos de estos son:

–          Mejor aprovechamiento de infraestructura. Al archivar datos inactivos o poco utilizados a un almacenamiento más adecuado, se libera espacio del almacenamiento primario, para su utilización únicamente con datos críticos, ayudado al rendimiento de la propia infraestructura.

–         Eficiencia en costos. Ligado al punto anterior, los datos se mantienen en el dispositivo ideal de acuerdo a su característica; dejando los críticos en el dispositivo primario, costoso y de alto rendimiento, y solo moviendo los datos archivados a uno secundario, de menor costo y de bajo rendimiento.

–          Administración más eficiente. Al implementar planes de administración de información de acuerdo a políticas y valor de la información, los procesos y actividades de manejo de datos se vuelven más sencillos, rápidos y efectivos.

–          Cumplimiento de normas o regulaciones de manera más sencilla. Al tener un dispositivo ideal para cada tipo de datos y en especial uno enfocado a archivado, el cumplimiento de conservación y consulta de la información se vuelve más eficaz tanto para el negocio como para las autoridades auditoras.

Como podemos ver, el implementar un esquema de archivado de información tiene distintos beneficios para el negocio. También nos damos cuenta que no basta con tener un esquema de respaldos común o un almacenamiento regular para todos los datos, pues solo cubrimos ciertos requerimientos y el manejo de infraestructura y costos puede no ser el óptimo. Existen en el mercado variedad de soluciones de software y hardware que ayudan a cumplir y adecuarse con objetivos específicos para cada negocio, acércate a tu proveedor de soluciones para saber más al respecto.