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El Business Continuity Plan (BCP sus siglas en inglés) es el plan que toda empresa debe tener para asegurar la continuidad de su negocio en caso de algún desastre, como por ejemplo, la pandemia de enfermedad por coronavirus que vivimos hoy en día.

Lo recomendado es que este plan debe ser de conocimiento de todos los empleados de la empresa, para que tengan la información de cómo actuar en caso de que se active.

Dentro del BCP también se pueden contemplar otros planes, por ejemplo, el DRP (Disaster Recovery Plan) que está enfocado para recuperarse en caso de un desastre.

Te presentamos algunas sugerencias para crear tu BCP.

• Identifica los puestos clave dentro de la empresa; este personal es importante para continuar con la operación del negocio. Realiza una lista completa, identifica al personal que está dentro de estos puestos clave, teléfonos de contacto, correo electrónico, así como cualquier otra forma de comunicación. Es conveniente que para realizar el BCP se reúnan los departamentos correspondientes para que puedan definir cuáles son los recursos necesarios para seguir operando.

• Los equipos y documentación crítica de la empresa que son necesarios para continuar funcionando, tales como servidores claves, datos de acceso y conectividad, es recomendable tenerlos en dos sitios donde puedan vivir ya que no es bueno tener la información y equipos críticos en una sola ubicación, porque en caso de no tener acceso, se parará la continuidad del negocio.

• Documenta e identifica donde tendrás tu “oficina emergente”. Esto se puede determinar conociendo cuántas personas trabajan vía remoto (en especial atención al personal clave) o bien si puedes contar con algunas oficinas alternas o alguna sucursal donde puedas distribuir al personal para que siga laborando. El personal debe estar enterado si se activa el BCP, a donde deben acudir o bien si trabajan en home office.

• Documenta tu DRP, para ejecutarlo y puedas volver a la normalidad lo más pronto posible.

• Revisa tu BCP. Cada paso que debes seguir, debe estar bien estructurado para que el personal tenga el conocimiento de qué hacer en caso de ejecutarlo, puede ser que dentro de tu BCP tengas varias versiones dependiendo del departamento, esto es porque dentro de tu BCP puede tener información vital para la operación de la empresa que no es conveniente que tenga acceso todo el personal.

• Realiza simulaciones de tu BCP para identificar posibles escenarios que no has contemplado y corrígelo, así mismo esto te servirá para que el personal de la empresa sepa cómo actuar en caso de ejecutarlo, puedes hacerlo parcial o total, esto quiere decir que puedes implementar tu BCP en el área de administración, para validar que se ejecute correctamente y así sucesivamente al resto de los departamentos internos de la empresa.
• Crea tu documento oficial BCP. Debe ser un archivo por escrito que esté a la vista, esto en caso de que el personal de la empresa tenga dudas de cómo actuar y pueda tener a la mano los pasos a seguir.

• Comunícalo a los empleados. De ser posible, realiza un curso de tu BCP, para que el personal tenga el conocimiento de que existe este plan y en qué momento aplicarlo

• El BCP no es infalible. Debes considerar escenarios en los cuales no tengas acceso a las opciones que incluiste, por ejemplo, que las oficinas alternas no estén disponibles, etc.

• Realizar una auditoría de seguridad para establecer y detectar los posibles puntos de riesgos dentro de la empresa; estas auditorías puedes realizarlas de manera periódica para actualizar los puntos de riesgo por cambios o actualizaciones de la infraestructura de la empresa.

• Por último, dentro de tu BCP debe tener una cadena de mando, si bien te puedes apoyar en el organigrama interno de la empresa, se debe tener clara esta cadena de mando para iniciar el BCP, así como terminarlo.

Ahora bien, el BCP es importante crearlo e implementarlo, tener el apoyo de la dirección general de la empresa, así como de todos los departamentos para su correcta ejecución; la falta de este plan y no saber cómo actuar puede crear impactos en la operación de la empresa y por ende la afectación en los ingresos, así que lo mejor es tenerlo y no necesitarlo.

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