Muchos de los sectores de la población, empresas nacionales y transnacionales, han tomado muchas medidas para evitar la propagación del virus durante la pandemia de COVID-19. Por esa misma razón, poco a poco los centros de trabajo han mandado a la mayoría o por completo de sus plantillas a trabajar desde sus casas, utilizando el bien llamado Home Office, sin embargo, algunas empresas no tienen la capacidad o no están habilitadas para seguir funcionando bajo este esquema.

Es por ello que el año 2020 podría considerarse como el año perdido para las empresas, debido a que la mayoría de las organizaciones están estancadas y detenidas por falta de adopción de nuevas modalidades de trabajo. No están listas o diseñadas para generar productos y servicios de manera remota, su carencia de renovación y la mala visión para convertirse en empresas digitales no permite modificar el esquema de negocio y obtener beneficios de esta situación.

Más aún, existen varias empresas que han sabido utilizar esta limitación del trabajo en sitio y han incrementado su demanda en productos que son otorgados y solicitados por medio de sistemas digitales. Un ejemplo, es la herramienta de colaboración Zoom, utilizada para hacer reuniones y llamadas virtuales, esta empresa triplicó su valor en bolsa desde el mes de marzo del año en curso, debido a la demanda de usuarios que necesitan realizar reuniones desde sus hogares con sus colaboradores y entre empresas. 

En el sector de entretenimiento sabemos que los cines están totalmente detenidos, razón por la cual la compañía de streaming llamada Netflix reportó que en el primer trimestre del año tuvo un gran incremento de suscriptores, superando los 15 mil millones en todo el mundo, mostrando así, que los tipos de consumo de los usuarios está siendo modificados y los servicios están evolucionando. Estos son solo unos de los ejemplos que podemos mostrar para dar a entender lo importante que es la digitalización de las empresas y que estos modelos están siendo adoptados a partir de la situación actual, además destacamos que se mantendrá por lo menos los próximos cinco años venideros.

Las empresas deberán plantearse esta pregunta, ¿Estamos preparados para producir, ofrecer y vender nuestros servicios o productos durante alguna contingencia o desastre?. Si la respuesta es no, es un hecho que deberá construir un cambio dentro de la organización. Aquí se muestran algunos de los puntos clave que las organizaciones deberán considerar para subsistir, reinventarse y crecer:

Motivación al cambio. Considerar que es importante dirigir al equipo de trabajo a las áreas y a la plantilla de trabajo que existe la necesidad de adoptar una tecnología y métodos  que permita modificar el esquema de trabajo, adecuándose a la circunstancia de contingencia. Engrandeciendo y mostrando la importancia de renovarse, ya que es la manera de subsistir ante un problema que podría terminar con la organización.

Incentivar a los empleados a participar en el cambio. Permitir al personal de todas las áreas y niveles de la organización a plantear las bases y posibles métodos de cambio para sobrepasar la contingencia, fomentando como objetivo general la generación y captación de recursos económicos para la organización.

Hacer uso de los recursos y habilidades. El personal que actualmente se tiene dentro de las organizaciones, puede prestar y aprender nuevas habilidades o procesos que permiten ser utilizadas para resolver los retos.

Crear grupos de trabajo. Es importante visualizar los perfiles de cada persona para organizar grupos de trabajos de acuerdo a perfiles personales y así lograr un mejor resultado.

Reconocer riesgos del proceso de cambio. Cualquier trabajo de cambio a la arquitectura actual, trae riesgos, por lo cual deberá realizarse una lista de los posibles problemas que surgirán durante el proceso y se deberá generar un procedimiento preventivo o reactivo para minimizar o eliminar el impacto al negocio.

Establecer tiempo reales. No se busca crear estrés y pánico por falta de tiempo, por lo tanto deberá de establecerse calendarios reales, con tiempos alcanzables con la finalidad de tener flexibilidad en la tareas asignadas a cada miembro de los equipos creados para modificar los procesos y métodos de trabajo de la empresa.

Adopción de nuevas herramientas. Punto muy importante es utilizar herramientas que ayuden a la empresa a facilitar las tareas administrativas y de desarrollo en el proceso. Utilizar herramientas ya diseñadas, adaptarlas suele ser un proceso más eficaz y con resultados más rápidos en lugar de diseñarlas desde un inicio.

Es esencial adoptar aplicaciones tecnológicas que permitan salir al mercado digital con la finalidad de publicar nuestros productos o servicios. Si es necesario, adquirir infraestructura que nos permita habilitar estas herramientas y deberá de analizarse el costo beneficio, involucrando a la áreas correspondientes como la financiera y la de servicio, agregar nuevos proveedores o probar nuevas plataformas incluidas las que ya se ofrecen como servicios listos para consumir, un ejemplo, son los servicios de nube, hablando de ámbitos tecnológicos, que te permiten montar aplicaciones sobre plataformas de servidores ya listas.

Comunicación. Uno de los puntos más importantes, establecer mecanismos de comunicación y crear sus flujos de comunicación entre los equipos de trabajo, además de hacer uso de herramientas tecnológicas, como por ejemplo, herramientas de videoconferencia o de trabajo colaborativo puede ser la mejor opción.

Crea planes de trabajo. Crear tareas a cada miembro, donde se pueden marcar los tiempos y además reconocer cuando los planes deben ser repasados. Incluir puntos de control dentro del plan para decidir si avanzar o detenerse.

Medir los resultados. La manera de conocer si estamos cumpliendo los objetivos y metas es colocando métricas, donde se muestre el desempeño de los colaboradores, el resultado del plan y los avances logrados.

Reconocer los logros. Una de las mayores recompensas en la organización es saber reconocer cuando se ha realizado un buen trabajo en los cambios durante el proceso, por lo tanto festejar y motivar las tareas bien aplicadas pueden acercar el cumplimiento de los objetivos.

Establecer planes de continuidad del negocios. Una vez que los objetivos de la organización se están cumpliendo y la empresa comience a dar resultados positivos de los cambios aplicados es importante iniciar a establecer planes de continuidad de negocio, con la finalidad de no repetir las fallas presentadas al inicio de esta situación de contingencia.

Reunir regularmente a un equipo de trabajo en donde los participantes claves elaboren un plan de continuidad puede ser uno de las decisiones que salven la organización.

Probar la funcionalidad del plan de continuidad, para continuar con el servicio, recuperar datos, el tiempo de respuesta y los protocolos de recuperación por lo menos cada trimestre, en el que se incluyan a los socios, jefes de áreas y los proveedores de servicio podría mantener los servicios de la organización siempre funcionando.

La pandemia que estamos sufriendo y cualquier otro tipo de crisis se seguirán presentando en el futuro. Entonces, lo más importante aquí, es estar preparados ante la existencia de dichos riesgos, centrarse en las amenazas significa realizar una evaluación de la probabilidad y el impacto que dichos riesgos representan para las organizaciones y por eso se debe planificar cómo enfrentar esas amenazas.